业务外包：如何谈判

合同的功能和律师的职责 在现实当中，一个业务外包的合同调节各方与业务外包可能出现的争议有关的行为。这一点很重要，切不可轻视，尽管许多有经验的商人认为合同是一张安全网。但仅当事情变糟后，他们才问“能否诉之以法”，才去考虑合同的重要性。很多情况下，“合同一旦签订之后，他们就把它放进抽屉里，就不会再看它一眼了”。 通常，律师的职能就是帮助他的客户获得客户所要达到的经营目标。在非诉服务当中，律师主要通过起草合同并修改之、告知客户风险和商务谈判来实现其职能。律师依靠他们的聪明才智而过活，但一个业务外包并不能充分表现其才智。合同双方进行成功的业务外包的共同目标应该把双方希望分享的这块蛋糕做大为目标。然而，一个关注客户利益的律师应该帮助有关方面取得胜利，即获得一个“有利的形势”，而不像许多其他法律情形，取得一个“不利的形势”。 由于律师通常较晚介入交易，因此应该得到一个充分简洁的报告，特别是包括了客户从被提议的业务外包中所希望达到的经营目标。这样的报告最好应写成书面材料，作为律师回过头来参考的简要材料。这一活动或许提供了一个与最初的意图相比较，再次评估当前状况与预期经营目标的机会。不仅律师而且每一个人都容易忽视这些目标。当客户第一次指示律师时，把这些目标告诉他，并在签订合同之前要求他报告最后形式的合同怎样涵盖了那些目标。通过了解其他方面的目标及其客户的目标，律师会提出一个关于怎样谈判的具有建设性的意见，并因此而获得一个胜利：赢得胜利。 定义服务服务说明书是具有可讨论性的，也是所有业务外包合同中最重要的因素。我们常常发现客户在谈判一个复杂的服务合同上花费大量的时间、精力和金钱，而这项合同因为马虎的服务说明书受到损害。说明书要求综合性也要求详细性，因为在合同各部分中，问题就可能出现在细节中。 在服务的定义当中，较好的定义是说明其可交付性，即一个选定程序的结果，而不是进行这个程序的方法。这样做的原因是因为说明书更好地代表了时间检验，并且对采用新程序的供应商提高的效率保持敏感性。对于客户来说，获得具有可交付性的方法是相当重要的，这应该把它定义在说明书内。然后通过改变程序来改进说明书是可能的，但这要面临着：在合同中要改变控制程序。不过，这样的改进会浪费时间并且还会增加改变的费用。 投标商有两种常用的方式来组织投标商。首先就是客户把一个详细的投标方式给投标商，并且提出主要合同的条款。然后，供应商根据这些条款进行投标，客户再基于价格、质量和相容性综合考虑，挑选出较为合适的供应商。此刻，客户在合同谈判中处于最有力的地位。一旦选择出合适的供应商，合同的谈判在一定程度上会逐渐削弱客户的地位，因为，供应商知道，由于延期和可能引致的额外成本，客户会尽量避免重开投标的过程。 把包含完整合同草案的投标文件和要求供应商对投标做出应变的情形与服务说明书和合同相对照，一个供应商可能通过合法的合同隐藏他的真实用意。例如“在原则上是一致的，但有些细节还值得商榷”。如果一旦选择这一方法，那么客户就要抵制这样的反应，并且要求供应商提出一个明确的草拟合同的修改意见。这一方法的优势在于可以做出一个最终的决定。客户应该关注的不仅是价钱和质量，而且也应该关注合同的形式。然而，这种关注所需要的时间成本和法律费用是相当昂贵的，因为客户律师可能已经与每一个供应商的律师商讨过，同时要追踪供应商所提出的修改文本的每一个不同的意见。出于一些原因，如果一个客户接受一个供应商的一个修改意见，那么在每一个供应商所使用的合同中都要接受这个修改意见。给每一个供应商一种优惠，仅仅是因为表示对这一方经过谈判后“中标”的再次确认，这样做是没有任何商业意义的。 在初步的商议中适合的供应商通常以提供工作范围的观点来介入谈判，并且在大多数情况下准备服务说明书是相当普遍的。服务说明书是很关键的，这一原因已经一再解释，并且说明书不是留给供应商在没有监督情况下起草的文件。如果客户对于说明书没有一定的专业知识，那么一切都会变得很顺利。然而，应当雇一个合适的具有谈判资格的人来起草或修改说明书，并且来评估由供应商起草的说明书。 最后审查“最后审查的做法起源于美国，它与公司采购有关。它是一个供应商承担的过程，确保用于提供服务的资源规模和状况是充分的，以使得供应商能够提供合同服务。”在多数情况下，供应商会坚持让客户对财产、雇员、资源的规模和状况进行担保。所以最后审查在某种程度上意味着要对担保事项进行更深入的确认。 最后审查从客户的观点或者从供应商的观点来看都是一种必要的经历，因为客户不清楚存货的范围或提供服务所需的存货。例如，在许多公司IT硬件和软件范围以及使用人员的能力和使用目的都是一个不精确的记录。计算机软件出现了特殊的问题，许多情况下许可权条款不会延伸到业务外包的供应商。例如“持证人和其雇员在持证人经营场所为自身业务目标拥有许可权”会导致这些困难。在许多情况下，最后审查调查会导致一个客户充分的软件审查。 因此，最后审查可以减少不确定性和隐性风险。在政府签订合同的情况下，作为被给予的财产来说是没有保证的。最后审查优于合同是很必要的，否则合同签订者会承诺并找出在资产、知识产权和劳动力中的缺点，还找出没有被考虑到合同的价格的问题。